Potrivit actului normativ sistemul electronic de achiziţii publice - SEAP - desemnează sistemul informatic de utilitate publică, accesibil prin internet la o adresă dedicată, utilizat în scopul aplicării prin mijloace electronice a procedurilor de atribuire- SEAP .
Urmare a adoptării şi publicării normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publică/sectorial/acord-cadru, incepând din data de 08.06.2016, în SEAP veţi regăsi elemente de noutate cum ar fi:
-consultarea pieţei, ca etapa premergatoare procesului de achizitie publica,
-informări despre modul de generare/completare a DUAE ca Document Unic de Achiziţie European atat pentru autorităţile contractante cât şi pentru operatori economici ca utilizatori ai SEAP,
-posibilitatea publicării Planului Anual de Achiziţii Publice/extraselor semestriale din Planul Anual de Achiziţii Publice,
precum si facilitatea tehnica de încărcare a rapoartelor intermediare încheiate pe parcursul desfăşurării procedurii de achiziţie publică, etc.
De asemenea, se pot iniţia proceduri de atribuire, fiind introdusă şi procedura simplificată, care se va putea desfăşura în una sau mai mai etape, iar în cadrul documentaţiei de atribuire au fost introduse secţiuni noi precum strategia de contractare şi declaraţia cu funcţiile de decizie din cadrul autoritatii contractante organizatoare de procedura de atribuire.
Site-ul specializat e-licitatie.ro pune la dispoziția operatorilor economici procedura de înregistrare în SEAP, reprodusă mai jos.
e-licitatie.ro: Procedura de inregistrare in Sistemul Electronic de Achizitii Publice (SEAP) a operatorilor economici cuprinde urmatoarele etape obligatorii:
A) completarea on-line a formularului de inregistrare disponibil in SEAP la adresa www.e-licitatie.ro/ Inregistrare/Inregistrare Autoritate Contractanta.
B) trimiterea unei cereri de inregistrare adresata operatorului SEAP semnata de reprezentantul legal al autoritatii contractante sau de persoana imputernicita expres sa reprezinte autoritatea in relatiile cu tertii, situatie in care va fi transmisa o copie certificata dupa actul de imputernicire;
C) transmiterea de catre operatorul SEAP prin mijloace electronice a certificatului digital de inregistrare si a instructiunilor de utilizare a acestuia.
Prin completarea formularului de inregistrare autoritatea contractanta isi asuma un angajament de confidentialitate si de protectie a informatiilor existente in cadrul SEAP, inclusiv informatiile care asigura accesul in acest sistem informatic.
A) Completarea formularului de inregistrare on-line:
* Important ֠datele de la aceasta inregistrare online vor fi utilizate la descarcarea certificatului digital (contul utilizator si parola alese de dumneavoastra si codul PIN afisat in pagina de sistem la salvarea inregistrarii online). Aceste date vor fi utilizate la descarcarea certificatului digital pe toata perioada de valabilitate a acestuia (2 ani), nu se transmit prin e-mail si nu pot fi recuperate. Va rugam sa acordati o atentie deosebita in ceea ce priveste tipul caracterelor utilizate la alegerea parolei si in ceea ce priveste retinerea informatiilor corecte, mentionate mai sus.
1. Se acceseaza din pagina principala link-ul Inregistrare, care va conduce in pagina Inregistrare. In aceasta pagina alegeti optiunea Autoritate Contractanta.
2. in urma selectarii optiunii, va fi afisata pagina ce cuprinde termenii si conditiile ce trebuie respectate de fiecare utilizator al sistemului informatic. Pentru ca inregistrarea sa fie posibila este necesara acceptarea conditiilor prezentate prin alegerea optiunii "ACCEPTA".
Atentie!!
Prin alegerea optiunii "ACCEPTA" autoritatea contractanta se obliga sa respecte termenii si conditiile impuse fiecarui utilizatior si isi asuma angajamentul de confidentialitate si de protectie a informatiilor existente in cadrul SEAP inclusiv a informatiilor care asigura accesul in acest sistem informatic.
3. Se completeaza formularul de inregistrare organizat in patru sectiuni (General, Cont utilizare, Adrese, Documente).
a. Sectiunea General : in aceasta zona se introduc informatiile generale despre autoritatea contractanta care va fi inregistrata si anume: denumirea autoritatii contractante, codul de identificare fiscala, numele si prenumele reprezentantului legal, trezoreria, cont bancar. Optional se pot adauga si alte informatii in zona campului "Comentarii".
b. Sectiunea Cont utilizator: in aceasta zona se introduc informatiile necesare definirii contului de administrare al autoritatii contractante. Este necesara completarea urmatoarelor informatii: nume, prenume, e-mail-ul persoanei din cadrul autoritatii contractante desemnata pentru utilizarea contului (administrarea contului - master), denumit in continuare persoana responsabila (pot fi introduse mai multe adrese de e-mail, separate prin virgula), telefon, definirea unui cont utilizator si a unei parole. In cazul in care adresa de e-mail introdusa nu este valida (de tip username@domain.com), in momentul salvarii va fi afisat un mesaj de eroare corespunzator.
c. Sectiunea Adrese: in aceasta zona se introduc adresele ce corespund locatiilor unde autoritatea contractanta isi desfasoara activitatea. Se pot adauga mai multe adrese, insa una singura va putea fi Sediul central, respectiv adresa de contact. La adresa de contact va fi transmisa corespondenta de catre operatorul SEAP. Este necesara adaugarea in aceasta sectiune a minimum unei adrese, care va fi implicit Sediul Central si adresa de contact.
Adresele se adauga prin apasarea butonului Adauga. Acestea pot fi de tipul: sediu central si sedii secundare. Este necesara completarea obligatorie a campurilor: denumire adresa, adresa, cod postal, localitate (prin folosirea pictogramei), telefon, fax, adresa de e-mail (pot fi introduse mai multe adrese de e-mail, separate prin virgula) si optional URL (adresa de Internet), inclusiv numele si prenumele persoanei de contact. Daca doriti ca aceasta adresa sa fie cea de contact bifati in dreptul casutei.
Se repeta pasul prevazut la alineatul anterior pentru fiecare adresa care va fi adaugata in sistem.
d. Sectiunea Documente: Aceasta sectiune va fi disponibila la o data ce va fi anuntata ulterior.
Informatiile introduse nu se pierd in momentul in care utilizatorul trece de la o sectiune la alta.
4. In situatia in care toate informatiile solicitate au fost completate si ati apasat butonul Salveaza, veti fi directionat catre o noua pagina unde sunt afisate centralizat informatiile introduse in cele patru sectiuni ale inregistrarii. Daca se doreste modificarea lor se apasa butonul Inapoi, iar daca toate informatiile au fost introduse corect se completeaza campul din partea de jos a paginii (mecanismul de protectie) prin introducerea codului de verificare ce apare in partea stanga a paginii. Operatiunea de inregistrare se incheie prin alegerea optiunii Accepta.
Daca din diverse motive codul de protectie este introdus gresit, pe ecran va fi afisat un mesaj de eroare si pentru salvarea datelor introduse va trebui reintrodus codul de protectie.
Operatiunea de inregistrare astfel reluata, se incheie cu alegerea optiunii Accepta. In cazul incheierii operatiunii cu succes, va fi afisata informatia: Ati fost inregistrat in sistem insotita de mesajele: PIN-ul dumneavoastra de acces pentru descarcarea certificatului digital este: .... Va rugam sa il memorati si sa nu il incredintati unei alte persoane neautorizate.
Dupa derularea etapelor de mai sus va fi transmis din partea operatorului SEAP catre autoritatea contractanta un e-mail de confirmare a inregistrarii on-line (la adresa de e-mail introdusa ca si adresa de contact).
B) Trimiterea urmatoarelor documente:
Cererea de inregistrare - adresata operatorului SEAP trebuie completata utilizand formularul disponibil aici... semnata de reprezentantul legal al autoritatii contractante sau de persoana imputernicita in mod expres sa reprezinte autoritatea in relatiile cu tertii, situatie in care se va trimite si:
- originalul actului de imputernicire semnat de reprezentantul legal al autoritatii contractante;
sau
- o copie certificata dupa actul de imputernicire semnat de reprezentantul legal al autoritatii contractante (copie certificata cu mentiunea conform cu originalul semnata de compartimentul juridic al autoritatii contractante).
Actul de imputernicire trebuie sa mentioneze expres ca persoana delegata este imputernicita sa reprezinte autoritatea contractanta in relatiile cu tertii (mandant general) sau este imputernicita sa reprezinte autoritatea contractanta in relatiile cu AADR cu privire la inregistrarea in SEAP (mandat special), caz in care este posibila completarea formularului de imputernicire disponibil aici....
Cererea de inregistrare completata conform formularului disponibil in SEAP si actul de imputernicire (dupa caz) pot fi transmise prin posta cu confirmare de primire sau pot fi depuse direct la Registratura sediului central al AADR, in vederea eliberarii certificatului digital de inregistrare.
In urma verificarii informatiilor cuprinse in formularul de inregistrare on-line si a celor din cererea de inregistrare operatorul SEAP va transmite prin intermediul postei electronice un mesaj de validare a datelor din documentele prezentate sau o notificare de remediere a neconcordantelor sesizate in legatura cu datele din documentele prezentate.
Inainte de trimiterea documentelor va rugam sa va asigurati ca detineti contul utilizator, parola si codul PIN aferente inregistrarii pentru care solicitati eliberarea certificatului digital. In cazul in care nu aveti certitudinea ca ati retinut aceste informatii corect reluati de la punctul A pentru un nou cont utilizator.
C) Transmiterea certificatului digital - operatorul SEAP are obligatia de a pune la dispozitia autoritatii contractante, prin mijloace electronice, certificatul digital de inregistrare si instructiunile de utilizare a acestuia, in termen de cel mult doua zile lucratoare de la data primirii cererii de inregistrare in conditiile completarii corecte si complete a formularului de inregistrare
Dupa emiterea acestuia autoritatea contractanta va primi un nou mesaj de acces certificat, cuprinzand informatii cu privire la numarul serial al certificatului si link-ul de unde poate descarca certificatul.
In momentul accesarii link-ului, in browserul autoritatii contractante va fi vizibila o fereastra in care trebuie introdus contul utilizator (username-ul), parola contului de administrare (parola de acces) definit la inregistrarea in sistem , pinul de acces pentru descarcarea certificatului digital si codul de verificare.
Dupa completarea informatiilor cerute, se apasa butonul "Login" pentru directionare catre pagina "Descarcare certificate" unde va fi afisata si parola de instalare a certificatului.
Apasati butonul Salvare certificate (pictograma in forma de discheta) pentru a salva certificatul pe hard disk-ul dumneavoastra. Atentie! Daca apasati butonul confirma descarcarea (pictograma in forma de X) certificatul nu va mai fi disponibil ulterior pentru download. Tot in aceasta pagina gasiti link-uri pentru a descarca procedura de instalare a certificatului digital in browser-ul dumneavoastra (in format PDF si DOC).
Nota 1: Orice autoritate contractanta inregistrata in SEAP are posibilitatea de a mandata entitati subordonate acesteia, sa organizeze in numele si pe seama sa, achizitii publice prin mijloace electronice prin intermediul SEAP. Dupa inregistrarea in SEAP autoritatea contractanta devine utilizator master care are dreptul de a conferi drepturi de utilizare a SEAP si altor utilizatori (entitati din subordinea sa). In acest scop dupa instalarea certificatului digital, utilizatorul master poate adauga noi utilizatori prin accesarea meniului "Administrare" sectiunea "Utilizatori". Din pagina "Lista utilizatori" se actioneaza butonul "Adauga", situatie in care se va deschide pagina "editare utilizator" organizata in doua sectiuni: "General" si "Administrare roluri". in Sectiunea "General" se introduc informatiile necesare definirii utilizatorului dorit. Este necesara completarea urmatoarelor informatii: nume, prenume, e-mail-ul persoanei desemnate, telefon, definirea unui cont utilizator si a unei parole. In Sectiunea "Administrare roluri" utilizatorul master va asocia drepturi utilizatorilor nou creati in functie de actiunile care se doresc a fi efectuate de catre utilizatorii respectivi, simpla definire a utilizatorilor creati de catre utilizatorul master nu confera acestora posibilitatea de organiza achizitii publice prin mijloace electronice. Asocierea de drepturi se face prin accesarea butonului "Adauga", fiind afisata lista cu drepturile ce pot fi asociate unui nou utilizator, din care utilizatorul master va selecta pictograma corespunzatoare drepturilor pe care doreste sa le atribuie utilizatorului respectiv. Dupa atribuirea unui drept, acesta va fi marcat ca atribuit. Prin accesarea butonului "Continua" va aparea lista cu toate drepturile atribuite. Salvarea profilului, inclusiv a drepturilor atribuite se realizeaza prin actionarea butonului "Salveaza". Atat lista utilizatorilor creati, cat si lista drepturilor atribuite acestora pot fi modificate. Un utilizator nou creat poate fi validat/invalidat de catre utilizatorul master, dar nu poate fi sters.
O entitate fara personalitate juridica aflata in subordinea unei autoritati contractante, nu are dreptul de a se inregistra distinct in SEAP si astfel de a dobandi calitatea de utilizator master.
Raspunderea pentru respectarea si punerea in aplicare a facilitatilor descrise in cuprinsul Notei 1 apartine in exclusivitate autoritatilor contractante.
Nota 2: Certificatul digital este valabil pentru o perioada de 2 ani de la data emiterii acestuia.